オフィスの整理整頓も風水効果アリ!

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オフィスにおける名刺入れの管理について

社会に出て、仕事をするうえで絶対に必要なアイテムというものがどうしてもあります。オフィスにおいて、殆どの社員が所持するように義務づけられるものがありますよね。それは社員証など会社内部でどうしても必要なものと、反対に対外的に必要なものがあります。対外的に必要なものとして、どんな業種でも大抵持たされるアイテムは名刺ではないでしょうか。名刺はある意味その人の自己紹介であり、また社名等記載が入るので、そこの社員であることを表見しているものとしても認識されています。例えば、名刺に役職が記載されておれば、大抵の人はその人の肩書きをそのまま信じます。名刺は運転免許証などの身分証明書とは全く異なりますが、社会においてはこの証明書と似たような信義則が働くのが通常です。

従って、名刺にはある種の信用力が伴いますから、オフィスにおけるやり取りでは取引相手は勿論のこと、自分のことを名乗る際には名刺を交換するのが当然になっております。そのため、名刺はある一定の信用力をもっており、オフィスにおいては昔から名刺入れというものがあり、名刺をフォルダに整理して、いわゆる顧客管理及び取引先相手の管理をしていました。しかし、最近はオフィスにおいて名刺入れがなくなり、顧客データ管理なるもので名刺に記載された情報を管理することが多々でてきました。確かに名刺入れを使用すると、名刺を全部管理すると、名刺入れが分厚くなりますし、置き場にもかさばります。また、一番の不都合は、あいうえお順に並べてはいるものの、名刺が追加されるつど、順番が変動したり、ある一定の頭文字がおおい文字の分がキャパがオー場すれば、その他のスペースはあるのに、名刺入れを新調しなければならないとかいう自体もあります。その点データ管理は無限に出し入れが可能で、またデータの一括処理ができるのが最大の魅力ですし、データ共有してれば、ネットワーク上でどんな人でも自由に閲覧することができるのが最大の利点ではないでしょうか。しかし、反面、名刺入れにて整理していた方が人の顔とかを覚えていたりします。また、データ管理では何らかのデータ障害が生じた場合は復旧できないなどの難点もありますが、名刺入れの方が紛失しない限りは保管に心配はありません。また、名刺の古さなどによって大体のもらった年数なども把握できるという利点があります。データ管理が圧倒的に進む中、名刺入れの利点も把握して、よい所は見直す必要もあるかもしれません。

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